El objetivo principal de este trabajo es estudiar
el control como elemento clave de la administración, que permite detectar
errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando así los
mecanismos de control adecuado para cada caso.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán
alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización
para fijar qué debe hacerse y cómo.
Principios Generales de Administración Aplicados al
Control
Entre los principios generales de administración
aplicados al control, pueden citarse:
Principio de garantía del objetivo. El control debe contribuir a la
consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna de las
discordancias con los planes para emprender la acción correctiva. Todas las
funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control
debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes
para indicar las correcciones que deban aplicarse par conseguir los objetivos.
Principio de definición de los estándares. El control debe basarse en
estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La
fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen
con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien
debe responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil
y segura.
Principio de excepción. Este principio fue formulado por
Taylor. Cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de control en
desvíos y excepciones, más eficientes serán los resultados de este control. El
administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que por las
situaciones relativamente normales.
Principio de acción. El control sólo se justifica cuando indica disposiciones
capaces de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de los
planes. Estas disposiciones deben justificar la acción de control, que generalmente implica cierta inversión de tiempo, personal y otros elementos más. Este principio también se
halla correlacionado con el costo del control. Cuando éste es mayor que costo
ocasionado por los desvíos de la situación controlada, no se justifica el
control. El control es una acción eminentemente utilitaria y pragmática: sólo
debe realizarse cuando vale la pena.
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el
grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo
con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo
debidamente ejercida.
Ningún control será válido si no se fundamenta en
los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas
especificas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base
en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de
ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de
tiempo y de dinero.
De la oportunidad: El control, necesita ser
oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De los objetivos: Se refiere a que el control
existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un
fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control
será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se
revisa el logro de los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron,
a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar
desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas
preventivas y correctivas.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este
reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los
resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de
control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo
y el tiempo que implican su implantación.
De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente,
a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio
se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
De la función controladora: La función controladora
por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde
efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar.
El control en una organización puede ser implementado antes de comenzar una
actividad, durante una actividad o al finalizar una actividad. De esta forma es
que se clasifica el control, antes, durante y después. Exactamente los tipos de
control son:
Control preventivo o anterior a la acción: Intenta prevenir los problemas previstos. Esta dirigido hacia el futuro, la clave
es emprender una acción administrativa antes de que se presente el problema.
Según PROCOFORMAS S.A. un posible problema que pueda ser visto antes de que
suceda, debe tratarse de evitarlo aun antes de que suceda. Lo malo es que estos
controles, requieren información oportuna que es difícil de obtener, y esto trae en
consecuencia que este tipo de control no sea tan usado.
Control concurrente: Se realiza durante la acción,
trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo
de estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se puede
recurrir a la supervisión directa debido a que con esta se pueden corregir
los problemas a medida que estos surgen.
Control correctivo o posterior a la acción: Es el preferido por PROCOFORMAS
S.A., según ellos se debe basar en una retroalimentación realizado cuando la actividad ha terminado. Lo
único malo es que cuando se realice la retroalimentación, el daño ya esta hecho.
No hay comentarios:
Publicar un comentario